Diritti d'immagine e dati personali

I - DATI PERSONALI

La società UTMB Group si impegna a preservare la riservatezza delle Sue informazioni personali e attribuisce grande importanza alla tutela della privacy dei volontari. La Politica sulla Privacy ha lo scopo di definire le regole applicabili alla raccolta e al trattamento delle Sue informazioni personali. L'iscrizione come volontario richiede la Sua piena e completa accettazione della presente Politica sulla Privacy.

1. Il nostro impegno di conformità

Il trattamento dei dati personali dei volontari è soggetto al Regolamento europeo 2016/679 del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (detto «GDPR») e alla legge n. 78-17 del 6 gennaio 1978 relativa all'informatica, agli archivi e alle libertà, come modificata (detta «Legge Informatica e Libertà») (di seguito la «Normativa»).

Ai sensi della Normativa, la società UTMB Group è titolare del trattamento dei dati personali dei volontari e si impegna a rispettare gli obblighi legali e regolamentari che le incombono.

2. Quali dati personali raccogliamo e in quali occasioni?

Tramite il modulo online, raccogliamo i Dati Personali dei volontari che desiderano in particolare:

• Partecipare all'evento HOKA UTMB Mont Blanc in qualità di volontari;
• Registrarsi ai servizi accessibili online (es. creazione dell'area volontari);
• Ricevere le nostre newsletter;

Prima dell'evento, i Dati Personali possono essere raccolti anche dai capi postazione.

I Dati Personali che raccogliamo e trattiamo riguardano ad esempio:

• Dati identificativi
• Fotografia
• Dati relativi alla vita professionale (es. numero RPPS)
• Patente di guida (e il relativo numero, ma solo per i segnalatori)
• Taglia della maglietta (che ogni volontario deve indossare durante l'evento per essere riconoscibile)
• Alloggio durante l'evento (a fini logistici)
• Presenza di allergie o restrizioni alimentari (per facilitare l'organizzazione dei pasti durante l'evento)
• Lingue parlate
• Competenze e capacità (per giustificare l'assegnazione delle postazioni)
• Preferenza di assegnazione della postazione (da occupare durante l'evento)
• Fasce orarie/giorni disponibili durante l'evento
• Turni durante l'evento e attività associate
• Spese legate all'evento e IBAN (per ottenerne il rimborso).
• Dati di connessione all'area online «Volontari», quali l'indirizzo IP e i log di connessione.

3. Perché utilizziamo i Suoi dati personali?

Raccogliamo e trattiamo informazioni che La riguardano per i seguenti motivi:

• Gestire la Sua richiesta di iscrizione, pianificare le assegnazioni alle postazioni e, in generale, garantire la buona organizzazione dell'evento HOKA UTMB Mont Blanc;
• Condividere con Lei, prima, durante e dopo l'evento HOKA UTMB Mont Blanc, le informazioni necessarie al suo buon svolgimento;
• Inviare newsletter corrispondenti ai Suoi criteri di scelta, via e-mail, telefono o internet;
• Migliorare la qualità dei nostri servizi;
• Garantire la sicurezza dei Dati Personali (es. prevenire il furto di identità digitale);
• Risolvere qualsiasi eventuale controversia o problema nell'ambito della Sua partecipazione all'evento HOKA UTMB Mont Blanc.

Per quanto riguarda la Sua immagine, le fotografie che ci comunica possono essere utilizzate per la realizzazione di una rubrica fotografica dei volontari che facilita l'organizzazione dell'evento. Allo stesso modo, le fotografie scattate dai nostri fotografi durante l'evento hanno lo scopo di garantire la comunicazione dell'evento.

4. Su quale base giuridica vengono trattati i Suoi dati?

Il trattamento dei Suoi Dati Personali è giustificato da diversi fondamenti (basi giuridiche) a seconda dell'uso che ne facciamo.

Tra le basi giuridiche applicabili:

• Il contratto: il trattamento dei Dati Personali è necessario all'esecuzione del contratto che La lega a UTMB Group, al quale ha dato il consenso al momento dell'iscrizione (es. Carta dei volontari).
• Il consenso: Lei accetta il trattamento dei Suoi Dati Personali mediante un consenso espresso (casella da spuntare nel modulo di iscrizione).
• Il legittimo interesse: UTMB Group ha interesse a raccogliere e trattare alcuni dei Suoi dati per garantire la sicurezza dell'evento HOKA UTMB Mont Blanc e quindi il suo buon svolgimento.
• L'obbligo legale: il trattamento dei Suoi Dati Personali è reso obbligatorio da un testo di legge.

5. Per quanto tempo vengono conservati i Suoi dati personali?

Raccogliamo e trattiamo i Suoi dati personali prima, durante e subito dopo l'evento HOKA UTMB Mont Blanc.

In seguito, li conserviamo per un periodo massimo di 3 anni a decorrere dall'anno della Sua ultima iscrizione. Le fotografie che ci comunica al momento dell'iscrizione saranno eliminate l'anno successivo alla Sua partecipazione al nostro evento.

Non conserveremo i Suoi Dati Personali più a lungo del necessario e, quando non ne avremo più bisogno, li distruggeremo in modo sicuro in conformità con la nostra politica interna oppure li renderemo anonimi.

6. Con chi condividiamo i Suoi dati personali?

Nell'ambito delle nostre attività, comunichiamo i Suoi Dati Personali a:

• L'associazione Les Amis de l'UTMB Mont Blanc (nome, cognome e fotografie);
• I comuni e il loro personale, previo Suo consenso;
• Terze parti che intervengono nella fornitura dei nostri servizi (es. fornitori tecnici e di hosting, editore del software dedicato ai volontari, gestione degli incidenti di sicurezza).
• La società UTMB Group si impegna a comunicare i Suoi Dati Personali solo a fornitori autorizzati e affidabili, che li trattano per nostro conto, secondo le nostre istruzioni.

7. Come garantiamo la sicurezza dei Suoi dati personali?

Adottiamo misure organizzative e tecniche per proteggere i Suoi Dati Personali da accessi e divulgazioni non autorizzati, modifica, alterazione, danneggiamento, perdita accidentale o distruzione accidentale o illecita, nonché da qualsiasi altra forma di trattamento illecito o comunicazione a persone non autorizzate.

8. Quali sono i Suoi diritti sui dati personali?

L'elenco dei Suoi diritti Ogni volontario dispone dei seguenti diritti:

• Diritto di accesso (es. verificare i dati che La riguardano che conserviamo e ottenerne una copia)
• Diritto di rettifica (es. aggiornare o correggere i Suoi dati se sono incompleti o errati)
• Diritto di opposizione in qualsiasi momento alla raccolta e al trattamento di tutti o parte dei Suoi dati a fini di prospezione commerciale, ad esempio, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale prospezione. Questo diritto Le offre quindi la possibilità di modificare in qualsiasi momento le Sue preferenze di notifica;
• Diritto alla limitazione (es. in alcuni casi previsti dalla legge, e se contesta il trattamento di alcuni dei Suoi dati, può chiedere che ne limitiamo l'utilizzo durante la gestione della nostra controversia);
• Diritto alla portabilità (es. ha il diritto di recuperare i Suoi dati o di esigerne la trasmissione a fornitori terzi);
• Diritto alla cancellazione (es. può chiedere la cancellazione definitiva del Suo Account utente);
• Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che La riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla Sua persona.
• Diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo, vale a dire la CNIL (https://www.cnil.fr/).
• Le modalità di esercizio dei Suoi diritti

Può esercitare questi diritti in qualsiasi momento inviandoci le Sue richieste: • Per e-mail al seguente indirizzo: dpo@utmb.world o benevoles@utmb.world. • Per posta al seguente indirizzo: UTMB Group, 31 Rue du Lyret, 74 400 – CHAMONIX, all'attenzione del Servizio Dati Personali.

Se esercita questi diritti, ci impegniamo a rispondere il più rapidamente possibile e, in ogni caso, entro il termine legale di 1 mese dal ricevimento della Sua richiesta.

Ogni volontario iscritto come tale all'HOKA UTMB® Mont-Blanc accetta che UTMB® Group e Les Amis de l'UTMB Mont-Blanc (di seguito «UTMB») utilizzino, riproducano e sfruttino il suo nome, cognome, immagine, voce nonché gli attributi della personalità ad essi associati attraverso le foto e i video realizzati durante lo svolgimento della sua missione di volontariato.

Questa autorizzazione è concessa a UTMB esclusivamente per uno sfruttamento legato all'evento HOKA UTMB Mont Blanc e alla sua comunicazione.

Questa autorizzazione comporta la possibilità per il Servizio Comunicazione di UTMB di realizzare o far realizzare le seguenti operazioni: l'acquisizione, la fissazione, la modifica, l'adattamento, i ritocchi, la comunicazione e la cancellazione delle immagini, dei video e delle registrazioni sonore.

Questa autorizzazione comporta inoltre la possibilità per UTMB di utilizzare alcune fotografie per un uso interno, come la realizzazione di una rubrica fotografica dei volontari.

Questa autorizzazione è valida in tutto il mondo e su tutti i supporti materiali e immateriali, in tutti i formati noti o ignoti alla data odierna, e in particolare, senza che questo elenco sia esaustivo: Intranet, supporti di comunicazione interni (video, brochure, ecc.). È il caso, ad esempio, del sito internet e della pagina Facebook gestiti dall'associazione Les Amis de l'UTMB.

Questa autorizzazione è imprescindibile perché ci è materialmente impossibile chiedere ai fotografi di sfocare una foto o di identificare ed evitare tutte le persone che non devono essere fotografate.

L'organizzazione dell'HOKA UTMB® Mont-Blanc vigilerà in ogni circostanza affinché le immagini e i video diffusi non ledano la dignità, l'onore e la reputazione dei volontari interessati.