Política de privacidad y derecho de imagen

I - DATOS PERSONALES

La sociedad UTMB Group se preocupa por preservar la confidencialidad de su información personal y concede gran importancia a la protección de la privacidad de los voluntarios. El objetivo de la Política de Privacidad es definir las normas aplicables a la recogida y al tratamiento de su información personal. La inscripción como voluntario requiere su aceptación plena y completa de la presente Política de Privacidad.

1. Nuestro compromiso de cumplimiento

El tratamiento de los datos personales de los voluntarios está sometido al Reglamento europeo 2016/679, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (denominado «RGPD») y a la Ley n.º 78-17, de 6 de enero de 1978, relativa a la informática, los ficheros y las libertades, modificada (denominada «Ley de Informática y Libertades») (en adelante, la «Normativa»).

A efectos de la Normativa, la sociedad UTMB Group es la responsable del tratamiento de los datos personales de los voluntarios y se compromete a respetar las obligaciones legales y reglamentarias que le incumben.

2. ¿Qué datos personales recogemos y en qué ocasiones?

Mediante el formulario en línea, recogemos los Datos Personales de los voluntarios que deseen, en particular:

• Participar en el evento HOKA UTMB Mont Blanc como voluntarios;
• Registrarse en los servicios accesibles en línea (p. ej., creación del espacio de voluntarios);
• Recibir nuestros boletines informativos;

Antes del evento, los Datos Personales también pueden ser recogidos por los jefes de puesto.

Los Datos Personales que recogemos y tratamos incluyen, por ejemplo:

• Datos de identificación
• Fotografía
• Datos relativos a la vida profesional (p. ej., número RPPS)
• Permiso de conducir (y su número, pero únicamente para los señalizadores)
• Talla de camiseta (que cada voluntario debe llevar durante el evento para ser reconocible)
• Alojamiento durante el evento (con fines logísticos)
• Existencia de alergias o restricciones alimentarias (para facilitar la organización de las comidas durante el evento)
• Idiomas hablados
• Competencias y conocimientos prácticos (para justificar la asignación de puestos)
• Preferencia de asignación de puesto (a ocupar durante el evento)
• Franjas horarias/días disponibles durante el evento
• Planificación durante el evento y actividades asociadas
• Gastos relacionados con el evento e IBAN (para obtener su reembolso).
• Datos de conexión al espacio en línea «Voluntarios», tales como la dirección IP y los registros de conexión.

3. ¿Por qué utilizamos sus datos personales?

Recogemos y tratamos información sobre usted por los siguientes motivos:

• Gestionar su solicitud de inscripción, planificar las asignaciones a los puestos y, de manera general, garantizar la buena organización del evento HOKA UTMB Mont Blanc;
• Compartir con usted, antes, durante y después del evento HOKA UTMB Mont Blanc, la información necesaria para su buen desarrollo;
• Enviar boletines informativos que correspondan a sus criterios de elección, por correo electrónico, por teléfono o a través de internet;
• Mejorar la calidad de nuestros servicios;
• Garantizar la seguridad de los Datos Personales (p. ej., prevenir la suplantación de identidad digital);
• Resolver cualquier posible litigio o solucionar cualquier problema en el marco de su participación en el evento HOKA UTMB Mont Blanc.

En cuanto a su imagen, las fotografías que usted nos facilite pueden utilizarse para la edición de un directorio de voluntarios con fotos que facilita la organización del evento. Asimismo, las fotografías realizadas por nuestros fotógrafos durante el evento tienen por objetivo asegurar la comunicación del evento.

4. ¿Sobre qué base legal se tratan sus datos?

El tratamiento de sus Datos Personales se justifica por distintos fundamentos (bases legales) en función del uso que hagamos de ellos.

Entre las bases legales aplicables:

• El contrato: el tratamiento de los Datos Personales es necesario para la ejecución del contrato que le vincula con UTMB Group, al que usted dio su consentimiento en el momento de su inscripción (p. ej., la Carta del voluntario).
• El consentimiento: usted acepta el tratamiento de sus Datos Personales mediante un consentimiento expreso (casilla de verificación en el formulario de inscripción).
• El interés legítimo: UTMB Group tiene interés en recoger y tratar algunos de sus datos para garantizar la seguridad del evento HOKA UTMB Mont Blanc y, por tanto, su buen desarrollo.
• La obligación legal: el tratamiento de sus Datos Personales es obligatorio en virtud de un texto legal.

5. ¿Durante cuánto tiempo se conservan sus datos personales?

Recogemos y tratamos sus datos personales antes, durante y justo después del evento HOKA UTMB Mont Blanc.

Después, los conservamos durante un plazo máximo de 3 años a partir del año de su última inscripción. Las fotografías que nos facilite en el momento de su inscripción se eliminarán el año siguiente a su participación en nuestro evento.

No conservaremos sus Datos Personales más tiempo del necesario y, cuando ya no los necesitemos, los destruiremos de forma segura conforme a nuestra política interna o los anonimizaremos.

6. ¿Con quién compartimos sus datos personales?

En el marco de nuestras actividades, comunicamos sus Datos Personales a:

• La asociación Les Amis de l'UTMB Mont Blanc (nombre, apellidos y fotografías);
• Los municipios y su personal, previo acuerdo suyo;
• Terceros que intervienen en la prestación de nuestros servicios (p. ej., proveedores técnicos y de alojamiento, editor de software dedicado a los voluntarios, gestión de incidentes de seguridad).
• La sociedad UTMB Group se compromete a comunicar sus Datos Personales únicamente a proveedores autorizados y de confianza, que los tratan por cuenta nuestra y siguiendo nuestras instrucciones.

7. ¿Cómo garantizamos la seguridad de sus datos personales?

Aplicamos medidas organizativas y técnicas para proteger sus Datos Personales contra el acceso y la divulgación no autorizados, la modificación, la alteración, el daño, la pérdida accidental o la destrucción accidental o ilícita, así como contra cualquier otra forma de tratamiento ilícito o comunicación a personas no autorizadas.

8. ¿Cuáles son sus derechos sobre los datos personales?

La lista de sus derechos Todo voluntario dispone de los siguientes derechos:

• Derecho de acceso (p. ej., comprobar los datos que conservamos sobre usted y obtener una copia)
• Derecho de rectificación (p. ej., actualizar o corregir sus datos si están incompletos o son incorrectos)
• Derecho de oposición en cualquier momento a la recogida y al tratamiento de la totalidad o de parte de sus datos con fines de prospección comercial, por ejemplo, incluida la elaboración de perfiles en la medida en que esté vinculada a dicha prospección. Este derecho le ofrece así la posibilidad de modificar sus preferencias de notificación en cualquier momento;
• Derecho a la limitación (p. ej., en determinados casos previstos por la ley, y si usted cuestiona el tratamiento de algunos de sus datos, puede reclamar que limitemos su uso durante la gestión de nuestra controversia);
• Derecho a la portabilidad (p. ej., usted tiene derecho a recuperar sus datos o a exigir su transmisión a proveedores terceros);
• Derecho de supresión (p. ej., puede reclamar la eliminación definitiva de su Cuenta de usuario);
• Derecho a no ser objeto de una decisión basada exclusivamente en un tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos en usted o le afecte significativamente de modo similar.
• Derecho a presentar una reclamación ante la autoridad de control, a saber, la CNIL (https://www.cnil.fr/).
• Las modalidades de ejercicio de sus derechos

Puede ejercer estos derechos en cualquier momento dirigiéndonos sus solicitudes: • Por correo electrónico a la siguiente dirección: dpo@utmb.world o benevoles@utmb.world. • Por correo postal a la siguiente dirección: UTMB Group, 31 Rue du Lyret, 74 400 – CHAMONIX, a la atención del Servicio de Datos Personales.

Si ejerce estos derechos, nos esforzaremos por responder lo antes posible y, en cualquier caso, dentro del plazo legal de 1 mes a partir de la recepción de su solicitud.

Todo voluntario inscrito como tal en el HOKA UTMB® Mont-Blanc acepta que UTMB® Group y Les Amis de l'UTMB Mont-Blanc (en adelante, «UTMB») utilicen, reproduzcan y exploten su nombre, apellidos, imagen, voz, así como los atributos de personalidad asociados, a través de las fotos y vídeos tomados durante el desempeño de su misión como voluntario.

Esta autorización se concede a UTMB exclusivamente para una explotación relacionada con el evento HOKA UTMB Mont Blanc y su comunicación.

Esta autorización conlleva la posibilidad de que el Servicio de Comunicación de UTMB realice o haga realizar las siguientes operaciones: la captación, la fijación, la modificación, la adaptación, los retoques, la comunicación y la supresión de las imágenes, vídeos y grabaciones sonoras.

Esta autorización conlleva también la posibilidad de que UTMB utilice determinadas fotografías para un uso interno, como la elaboración de un directorio de voluntarios con fotos.

Esta autorización es válida para todo el mundo y en todos los soportes materiales e inmateriales, en todos los formatos conocidos o desconocidos hasta la fecha, y en particular, sin que esta lista sea exhaustiva: Intranet, soportes de comunicación internos (vídeo, folleto, etc.). Es el caso, por ejemplo, del sitio web y de la página de Facebook editados por la asociación Les Amis de l'UTMB.

Esta autorización es imperativa, ya que nos resulta materialmente imposible pedir a los fotógrafos que difuminen una foto o que identifiquen y eviten a todas las personas que no deben ser fotografiadas.

La organización del HOKA UTMB® Mont-Blanc velará en todas las circunstancias por que las imágenes y vídeos difundidos no atenten contra la dignidad, el honor y la consideración de los voluntarios afectados.