Privacy policy and image rights of volunteers

I - DONNEES PERSONNELLES

La société UTMB Group est soucieuse de préserver la confidentialité de vos informations personnelles et attache une grande importance à la protection de la vie privée des bénévoles. La Politique de Confidentialité a pour objectif de définir les règles applicables à la collecte et au traitement de vos informations personnelles. L’inscription en tant que bénévole nécessite votre acceptation pleine et entière de la présente Politique de Confidentialité.

1. Notre engagement de conformité

Le traitement des données personnelles des bénévoles est soumis au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (dit « RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée (dite « Loi Informatique et Libertés ») (ci-après la « Règlementation »).

Au sens de la Règlementation, la société UTMB Group est responsable des traitements de données personnelles des bénévoles et s’engage à respecter les obligations légales et règlementaires qui lui incombent.

2. Quelles données personnelles collectons-nous et à quelles occasions ?

Au moyen du formulaire en ligne, nous collectons les Données Personnelles bénévoles qui souhaitent notamment :

• Participer à l’évènement HOKA UTMB Mont Blanc en qualité de bénévoles ;
• S’inscrire aux services accessibles en ligne (ex. création espace bénévoles) ;
• Recevoir nos lettres d’information ;

En amont de l’évènement, les Données Personnelles peuvent également être collectées par les chefs de postes.

Les Données Personnelles que nous collectons et traitons concernent par exemple :

• Données d’identification
• Photographie
• Données relatives à la vie professionnelle (ex. numéro de RPPS)
• Permis de conduire (et son numéro mais uniquement pour les signaleurs)
• Taille de tee-shirt (devant être porté par chaque bénévole lors de l’évènement afin d’être reconnaissable)
• Hébergement lors de l’évènement (à des fins logistiques)
• Existence d’allergies ou de restrictions alimentaires (pour faciliter l’organisation des repas lors de l’évènement)
• Langues parlées
• Compétences et savoirs-faires (pour justifier l’affectation des postes)
• Souhait d’affectation de poste (occupé lors de l’évènement)
• Créneaux/jours disponibles lors de l’évènement
• Planning lors de l’évènement et vos activités associées
• Frais liés à l’évènement et IBAN (pour en obtenir le remboursement).
• Données de connexion à l’espace en ligne « Bénévoles » tels que l’adresse IP et les logs de connexion.

3. Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous collectons et traitons des informations vous concernant pour les raisons suivantes :

• Gérer votre demande d’inscription, planifier les affectations aux postes et d’une manière générale, assurer la bonne organisation de l’évènement HOKA UTMB Mont Blanc ;
• Vous partagez avant, pendant et après l’évènement HOKA UTMB Mont Blanc les informations nécessaires à son bon déroulement ;
• Envoyer des newsletters correspondant à vos critères de choix, par email, par téléphone ou via internet ;
• Améliorer la qualité de nos services ;
• Assurer la sécurité des Données Personnelles (ex. prévenir l’usurpation d’identité numérique) ;
• Résoudre tout litige éventuel ou régler tout problème dans le cadre de votre participation à l’évènement HOKA UTMB Mont Blanc.

Concernant votre image, les photographies que vous nous communiquez peuvent être utilisées pour l’édition d’un trombinoscope des bénévoles qui facilite l’organisation de l’évènement. De même, les photographies prises par nos photographes lors de l’événement ont pour objectif d’assurer la communication de l’évènement.

4. Sur quelle base légale vos données sont-elles traitées ?

Le traitement de vos Données Personnelles est justifié par différents fondements (bases légales) en fonction de l’usage que nous en faisons.

Parmi les bases légales applicables :

• Le contrat : le traitement des Données Personnelles est nécessaire à l’exécution du contrat vous liant à UTMB Group auquel vous avez consenti lors de votre inscription (ex. Charte des bénévoles).
• Le consentement : vous acceptez le traitement de vos Données Personnelles par le biais d’un consentement exprès (case à cocher à travers le formulaire d’inscription).
• L’intérêt légitime : UTMB Group a un intérêt à collecter et traiter certaines de vos données pour assurer la sécurité de l’évènement HOKA UTMB Mont Blanc et donc son bon déroulé.
• L’obligation légale : le traitement de vos Données Personnelles est rendu obligatoire par un texte de loi.

5. Pendant combien de temps vos données personnelles sont-elles conservées ?

Nous collectons et traitons vos données personnelles en amont, pendant et juste après l’évènement HOKA UTMB Mont Blanc.

Ensuite, nous les conservons dans un délai maximum de 3 ans à compter de l’année de votre dernière inscription. Concernant les photographies que vous nous communiquez lors de votre inscription, elles seront supprimées l’année qui suit votre participation à notre évènement.

Nous ne conserverons vos Données Personnelles pas plus longtemps que nécessaire et lorsque nous n’en aurons plus besoin, nous les détruirons en toute sécurité conformément à notre politique interne ou nous les rendrons anonymes.

6. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre de nos activités, nous communiquons vos Données Personnelles à :

• L’association Les Amis de l’UTMB Mont Blanc (nom, prénom, et photographies) ;
• Des communes et leurs personnels, sous réserve de votre accord préalable ;
• Des tiers intervenants dans la fourniture de nos services (ex. prestataires techniques et d’hébergement, éditeur de logiciel dédié aux bénévoles, gestion d’incident de sécurité).
• La société UTMB Group s’engage à ne communiquer vos Données Personnelles qu’à des prestataires habilités et de confiance, qui les traitent pour notre compte, selon nos instructions.

7. Comment assurons-nous la sécurité de vos données personnelles ?

Nous mettons en œuvre des mesures organisationnelles et techniques afin de protéger vos Données Personnelles contre les accès et divulgation non autorisés, modification, altération, endommagement, perte accidentelle ou destruction accidentelle ou illicite, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

8. Quels sont vos droits sur les données personnelles ?

La liste de vos droits Tout bénévole dispose des droits suivants :

• Droit d’accès (ex. vérifier les données vous concernant que nous conservons et en obtenir copie)
• Droit à la rectification (ex. mettre à jour ou corriger vos données si elles sont incomplètes ou incorrectes)
• Droit d’opposition à tout moment, à la collecte et au traitement de tout ou partie de vos données à des fins de prospection commerciale par exemple, y compris de profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection. Ce droit vous offre ainsi la possibilité de modifier vos préférences de notification à tout moment ;
• Droit à la limitation (ex. dans certains cas prévus par la loi, et si vous remettez en cause le traitement de certaines de vos données, vous pouvez réclamer que nous en limitions l’utilisation durant la gestion de notre différend) ;
• Droit à la portabilité (ex. vous avez le droit de récupérer vos données ou d’exiger leur transmission à des prestataires tiers) ;
• Droit à l’effacement (ex. vous pouvez réclamer la suppression définitive de votre Compte utilisateur) ;
• Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative de façon similaire.
• Droit de portez réclamation auprès de l’autorité de contrôle, à savoir la CNIL (https://www.cnil.fr/).
• Les modalités d’exercice de vos droits

Vous pouvez exercer ces droits à tout moment en nous adressant vos demandes : • Par email à l’adresse suivante : dpo@utmb.world ou benevoles@utmb.world. • Par courrier postal à l’adresse suivante : UTMB Group, 31 Rue du Lyret, 74 400 – CHAMONIX, à l’attention du Service Données Personnelles.

Si vous exercez ces droits, nous nous efforçons de répondre dans les meilleurs délais, et en tout état de cause, dans le délai légal de 1 mois à compter de la réception de votre demande.

Tout bénévole inscrit comme tel sur le HOKA UTMB® Mont-Blanc accepte que UTMB® Group et Les Amis de l'UTMB Mont-Blanc (ci-après « UTMB ») utilisent, reproduisent et exploitent ses nom, prénom, image, voix ainsi que les attributs de personnalités associés à travers les photos et vidéos prises durant l'exécution de sa mission bénévole.

Cette autorisation est donnée à UTMB l exclusivement pour une exploitation en lien avec l’événement HOKA UTMB Mont Blanc, et sa communication.

Cette autorisation emporte la possibilité pour le Service Communication de UTMB de réaliser ou de faire réaliser les opérations suivantes : la captation, la fixation, la modification, l’adaptation, les retouches, la communication et la suppression des images, vidéos et enregistrements sonores.

Cette autorisation emporte également la possibilité pour UTMB d’utiliser certaines photographies pour un usage interne tel que l’élaboration d’un trombinoscope des bénévoles.

Cette autorisation est valable pour le monde entier et sur tous les supports matériels et immatériels, en tous formats connus ou inconnus à ce jour, et notamment, sans que cette liste soit exhaustive : Intranet, supports de communication internes (vidéo, brochure, etc.). C’est par exemple le cas du site internet et de la page Facebook éditer par l’association Les Amis de l’UTMB.

Cette autorisation est impérative car il nous est matériellement impossible de demander aux photographes de flouter une photo ou d’identifier et éviter toutes les personnes qui ne doivent pas être photographiées.

L'organisation du HOKA UTMB® Mont-Blanc veillera en toutes circonstances à ce que les images et vidéos diffusées ne portent pas atteinte à la dignité, l’honneur et la considération des bénévoles concernées.