Le recrutement
Au-delà d'une expérience humaine incroyable que je n'avais pas anticipée, cet événement a vraiment été pour moi une vraie révélation personnelle et une richesse en terme de rencontres, d'émotions, et de dévouement sur 7 jours.
Comme les années passées, nous vous demandons de remplir un formulaire en ligne pour renseigner vos coordonnées, vos souhaits de poste, vos disponibilités, vos compétences … tout ça pour nous aider à vous proposer les meilleures missions possibles ! Une dizaines de minutes maximum et le tour sera joué !
Les inscriptions peuvent se faire via le formulaire accessible en cliquant ici ou sur le bouton en bas de page.
Pour les bénévoles présents en 2024, et qui avaient déjà rempli le formulaire, une grande partie des réponse sera déjà préremplie. Nous vous demanderons simplement de vérifier ces réponses et simplement bien noter vos disponibilités et souhaits de poste.
Pour les nouveaux bénévoles, ou ceux n’ayant pas rempli le formulaire l’année passée, l’inscription se fait en deux temps :
- Création d’un compte sur la plateforme bénévoles. Vous recevrez alors un email pour confirmer la création du compte avec un lien sur lequel cliquer pour valider.
- Une fois le compte créé, remplir le formulaire d’inscription définitif sur lequel vous serez automatiquement redirigé.
Encore une belle édition du HOKA UTMB Mont-Blanc nous attend ! Cet évènement international est avant tout une belle fête pour les régions transfrontalières du Pays du Mont-Blanc dans lesquelles passent nos différentes courses : la Savoie et la Haute-Savoie, le Valais, le Val d'Aoste.
Nous avons ainsi à cœur d’impliquer au maximum notre beau territoire ! Nous souhaitons en effet que les habitants du tour du Mont-Blanc puissent être pleinement acteurs de cette grande fête. Et notamment comme bénévoles !
Ainsi durant les premières semaines de recrutement, de mars jusqu’à la fin avril, la priorité sera donnée aux locaux et aux bénévoles fidèles et déjà présents depuis plusieurs années. Chacun sera libre de s’inscrire, et nous espérons qu’un maximum d’entre vous sera intéressé mais nous confirmerons, dans un premier temps, uniquement les habitants des communes proches et les bénévoles présents avec nous depuis plusieurs années.
A partir de début mai, si besoin est, nous validerons les autres demandes.
Il est important également de vous préciser que durant les premiers jours d'inscriptions, nous recevons plusieurs centaines inscriptions (voire plus de mille). Ne soyez donc pas stressé.e. si vous ne recevez pas de retour immédiatement :) Par contre, si vous avez des questions, des doutes, vous pouvez évidemment nous contacter !
**Pendant ce temps de recrutement : **
- Les bénévoles confirmés recevront un premier email confirmant l’intégration dans nos équipes bénévoles (sans information particulière sur les plannings).
- Puis vous recevrez un message comportant un petit guide d’informations pratiques. Vous serez également ajouté à notre liste de diffusion de la lettre d’information bénévoles.
- Puis, durant le printemps, vous commencerez à être contacté par vos chefs de poste qui vous donneront les premiers plannings globaux et les premières informations.
- A la fin du mois de juin, vos plannings définitifs seront envoyés avec toutes les informations pratiques et utiles à votre venue (documents divers, hébergement, repas …)
- Si nous avons plus de demande que de places de bénévoles, nous serons dans l’obligation de mettre sur liste d’attente quelques-uns d’entre vous (voir ci-dessous). Vous en serez évidemment tenus informés. Et puis, en fonction des désistements et imprévus, nous reprendrons contact pour voir si vous êtes toujours disponible et intéressé par venir sur l’évènement.
Sachez que nous ferons toujours de notre mieux pour répondre à vos attentes et vous proposer des missions motivantes, correspondant à vos attentes, durant la semaine de l’événement. Mais, parfois, nous devons un peu adapter les plannings de chacun pour faire en sorte de remplir tous les créneaux (voir le paragraphe "Ce que nous regardons particulièrement dans vos inscriptions" ci-dessous)
Nous vous demanderons simplement, si vous avez des changements de disponibilité, de nous en informer le plus tôt possible afin que nous en tenions compte.
Si vous faites toutes et tous partie de la belle et grande famille des bénévoles du HOKA UTMB Mont-Blanc et avez toutes et tous la même importance, nous distinguons, en raison de la différence dans la gestion, deux types de bénévoles :
- Les bénévoles à Chamonix ou dépendant de « l'organisation centrale »
- Les bénévoles « communes »
Nous insistons sur le fait qu’il n’y a pas de bénévoles plus importants que d’autres.
Le terme « organisation centrale » désigne, par abus de langage, les bénévoles basés à Chamonix ou dépendant d'une coordination se faisant à Chamonix. Cela représente environ 1000 bénévoles.
Le terme « Bénévoles communes » désigne, lui, les bénévoles qui occupent des postes sur les ravitaillements situés dans les communes traversées par nos courses. Ils sont environ 1500.
Il y a quelques différences dans le recrutement, la communication, les plannings et les référents entre les "bénévoles organisation centrale" et "bénévoles communes" (également sur la possibilité d'hébergement). Pour bien comprendre comment nous procédons, rendez-vous sur la page dédiée en cliquant ici
La gestion du recrutement des bénévoles n'est pas une mince affaire et nous demande de faire attention à plusieurs points pour que l'expérience soit la meilleure possible pour tout le monde.
Nous faisons tout d'abord attention à vos souhaits de poste. Il y a des missions plus demandées que d'autres et, donc, remplies assez rapidement. D'autres sont un peu moins populaires et ne correspondent pas forcément à vos premières demandes. Mais nous pouvons vous les proposer aussi. Vous pourrez également y passer un bon moment. Nous en discutons ensemble et essayons de trouver un bon compromis.
Nous regardons aussi vos disponibilités : il est plus facile pour nous de trouver des missions si vous êtes présents sur plusieurs journées que sur une demi-journée (notamment sur la fin de semaine) . Mais rassurez-vous : toutes les aides sont les bienvenues et appréciées !
Nous essayons également de faire le lien entre vos disponibilités et vos souhaits de poste : par exemple, les équipes de la remise des dossards à Chamonix, ou des ambassadeurs environnement, entre autres, sont constituées par des bénévoles présents à la semaine. Si vous êtes disponible un ou deux jours (ce qui est déjà très bien), nous ne pourrons pas vous proposer ces missions. Par contre, des postes en ravitaillement ou chez les fermeurs, par exemple, sont plus compatibles avec de plus courtes disponibilités.
Nous essayons enfin d'attribuer les missions également en fonction de vos expériences et compétences (langues parlées, condition physique ...). Il nous sera, par exemple, compliqué de vous proposer un poste de fermeur si vous inscrivez, en réponse à une question, que vous ne pouvez pas marcher avec du dénivelé. Ou vous proposer un poste au point information si vous ne connaissez pas bien l'évènement ou si vous ne parlez pas de langue étrangère.
Le HOKA UTMB Mont-Blanc a cette chance d’attirer de nombreux bénévoles depuis plusieurs années. Malgré les 2500 postes que nous proposons, il se peut qu’il y ait plus de demandes que de places disponibles et nous serons alors obligés de placer des gens sur liste d’attente.
Nous en sommes évidemment bien désolé car il est difficile de dire « non » à des gens qui montrent un entrain et une motivation sans faille pour nous rejoindre. Vous pourrez retrouver, un peu plus haut dans cette même page, ce que nous regardons pour accepter ou refuser une candidature. Nous vous invitons également, si vous ne l’avez pas déjà fait, à lire également la rubrique « Bénévoles à Chamonix ou dans les communes autour du Mont-Blanc » sur cette même page.
Nous serons peut-être ainsi amenés à placer certains d’entre vous sur une liste d’attente et à vous recontacter si des postes se libèrent, soit à la suite de désistement, soit car nous devons créer de nouvelles missions.
Si nous ne pouvons prendre tout le monde, vous recevrez un message sur votre espace bénévoles dans lequel vous pourrez indiquer si vous souhaitez bien être placé sur la liste d’attente et jusqu’à quelle période vous souhaitez / pouvez être recontacté. Ce message sera envoyé aux alentours de la fin juin.
Vous êtes un groupe d'amis à vouloir vous inscrire et occuper les mêmes postes ? Rien de plus simple. Voici la procédure à suivre :
**Pour le premier bénévole : **
- Le premier coureur à s'inscrire remplit le formulaire normalement.
- A la fin de son inscription il va dans son espace bénévole (lien envoyé automatiquement à l'inscription) puis clique sur "Mon profil" dans le menu de gauche et, enfin, sur "Créer un groupe d'amis" dans la page qui s'ouvre.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, nommez le groupe d'amis.
- Un code est alors généré.
- Transmettez ce code à vos amis qui devront le saisir dans leur espace bénévole après leur inscription.
**Pour les bénévoles suivants : **
- Vous recevez le code groupe de votre ami.
- Si ce n'est pas encore fait, remplissez le formulaire d'inscription. Sinon, rendez-vous directement dans votre espace bénévole.
- Une fois connecté à votre espace bénévole, cliquez sur "Mon profil" dans le menu de gauche puis sur "Rejoindre un groupe d'amis" dans la page qui s'ouvre.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisissez le code envoyé par votre ami.e et cliquez sur "Rejoindre".
- Votre groupe et constitué !
**A noter : ** cette opération peut-être réalisée n'importe quand et non uniquement lors de l'inscription.
Une fois votre inscription réalisée, vous aurez accès à un espace bénévole dédié dans lequel vous trouverez :
- Le récapitulatif des informations renseignées et le moyen de nous contacter pour les modifier
- A partir de fin juin, votre planning détaillé avec des informations pratiques sur chacun de vos postes (procédures, lieux, modalité pratiques …).
- Tous les documents d’organisation au fur et à mesure que nous les déposerons (guide du bénévoles, fiches procédures, photo, cartes …).
- Une messagerie pour communiquer avec nous et vos chefs de poste (en plus de l’adresse benevoles@utmb.world)
N’hésitez pas à nous contacter
- Via la messagerie sur votre espace bénévole
- Par email à benevoles@utmb.world
- Par téléphone au 04 58 10 21 60
